Was kostet ein Hochzeitsplaner?

Der Beitrag einer geschätzten Rednerkollegin, Friederike Delong, zum Thema „Was kostet eine freie Trauung“,  in welchem sie einmal sehr präzise untersucht, wieviel Zeit ein Trauredner wirklich benötigt, um eine ganz individuelle Traurede zu kreieren, hat mich zu diesem Artikel in Betrachtung einer Hochzeitsplanung inspiriert. Danke, liebe Friederike, für den inspirierenden und sehr wahren Beitrag!

Nicht nur Trauredner, sondern vor allem auch Wedding Planner, sehen sich häufig in der Rechtfertigungsposition für die Wertigkeit ihres Honorars. Sehr häufig können sie selbst nicht einmal diese Wertigkeit fühlen, geschweige denn in eine wirtschaftliche Preisgestaltung umsetzen. So vieles, was der Wedding Planner beinahe ungesehen im Laufe einer Planung „so nebenbei“ – neben allen offensichtlichen Planungsschritten der Hochzeitsplanung – leistet. Keine Frage, der Bedarf in Sachen Hochzeitsplanung ist in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Doch können wir das auch über das Preisempfinden in der Branche sagen? Was müsste eine Hochzeitsplanung kosten, damit sie für einen selbstständigen Hochzeitsplaner so wirtschaftlich ist, dass er weiterhin in bester Work-Life-Balance professionellste Arbeit leisten kann ohne sich Sorgen um die nächste Steuerzahlung machen zu müssen. Und wie sieht es mit dem Wertempfinden der Brautpaare diesbezüglich aus? Dass niemand hinterfragt, einem Architekten 250.-/ Stunde zu zahlen, versteht sich in unserer Gesellschaft von selbst. Doch was ist ein Hochzeitsplaner – der Architekt einer Hochzeit -, der im Übrigen häufig auch studiert hat (z.B. BWL oder Eventmanagement) „berechtigt“, zu berechnen? Was ist ein Brautpaar bereit, für eine professionelle Planung zu zahlen? Bei Architekten, Anwälten, Ärzten ist es allgemein anerkannt, dass sie über ihr späteres Honorar den Invest in ihr Studium refinanzieren müssen. Wie steht es um den Wedding Planner? Sehr gern stelle ich diese Fragen hier offen zur Diskussion und möchte euch im Folgenden an meinen ganz eigenen Gedankengängen zum Thema teilhaben lassen. OHNE ANSPRUCH AUF RICHTIGKEIT, denn es sind ja eben ganz persönliche Gedanken aus nahezu 15 Jahren Hochzeitsplanung. Vorausgeschickt sei auch, dass ich hier selbstverständlich per se schon einmal keine 250.- Euro Stundenlohn als Berechnungsgrundlage nehme, sondern die  in der Branche häufig üblichen 79.- Euro – brutto.

Okay, los geht´s

Bevor ein Wedding Planner überhaupt ins erste Kennenlerngespräch mit einem Brautpaar geht, hat er häufig bereits auf einem Messestand (Kosten ca. 1500.- Euro) gestanden und ein komplettes Wochenende Arbeitseinsatz hinter sich. Gehen wir einmal davon aus, dass er so gut war, das finale Interesse von 5 Brautpaaren zu gewinnen, würden sich die Messekosten auf 300.- Euro pro Paar aufteilen. Die umgerechnete Arbeitszeit pro Paar beträgt 252.- Euro.

Auf- und Abbauzeiten, sowie Nachbearbeitungen lassen wir hier einmal unbetrachtet. Auch wenn unser Wedding Planner in seiner strategischen Ausrichtung nicht auf Messeteilnahme setzt, so wird er doch irgendetwas unternommen haben, damit der Kunde auf ihn aufmerksam wurde: Google Ads, Facebookkampagnen oder eigene Imageevents. 500.- Euro Kosten bis zur Gewinnung des Brautpaares anzusetzen, dürfte also keine unrealistische Summe sein. Zumal wir in Gründerseminaren immer  5-10% Marketingsinvest (Anteil aus Jahresumsatz) ansetzen.

Nun macht sich der Wedding Planner an die Vorbereitung auf das Gespräch mit seinem potentiellen Kunden. Um sich optimal vorbereiten zu können, telefoniert er vor seinem Termin noch einmal mit dem Brautpaar. Er schaut sich die ersten Informationen, die er vom Brautpaare nun bekommen hat, noch einmal genauer an und erstellt auf dieser Basis eine individuelle Präsentation mit erster Kostenschätzung. Zeiteinsatz der Vorbereitung: 1 ½ Stunde = 118,50 Euro.

Freudig empfängt er das Brautpaar, das natürlich viele Fragen hat und die 2 ½ Stunden vergehen wie im Flug, ohne dass es bis hierhin eine Entscheidung für eine gemeinsame Hochzeitsplanung gibt: 197,50 Euro. Im Anschluss an das Erstgespräch arbeitet er alle Informationen auf, liefert dem Brautpaare vielleicht schon eine erste – kostenlose – Information zu einer offen gebliebenen Frage und erstellt ein individuelles Angebot für die Hochzeitsplanung: 2 Stunden = 158.- Euro. Nun hat das Brautpaar erste Rückfragen, die sich schnell telefonisch klären lassen und ggf. noch einmal eine Angebotsüberarbeitung erfordern. Erfreulicher Weise fühlt sich unser Brautpaar rundum sicher, nun zukünftig eine professionelle Begleitung an seiner Seite zu haben, die den Überblick über die gesamte Zeit der Hochzeitsplanung behält und die wirklich verlässlichen Servicepartner der Branche kennt und bucht unseren Wedding Planner. Dieser erstellt voller Freude den Vertrag und sendet diesen mit einem liebevoll gepackten Willkommensgruß an „sein“ zukünftiges Brautpaar: 1 Stunde = 79.- Euro.

 Jippie: Die Hochzeitsplanung kann beginnen

Unser Wedding Planner trifft sich erneut mit dem Brautpaar um nun eine detailliertere Konzeption für die Hochzeit zu erstellen und eine noch tiefere Bedarfsermittlung zu machen, die sich in einem nahezu auf Heller und Pfennig aufgelisteten Budgetplan ausdrückt. Das Brautpaar soll keine böse Kosten-Überraschung am Ende der Planungszeit erleben, wie es so häufig in Eigenplanungen der Fall ist. Dafür hat es ja nun einen Wedding Planner an seiner Seite. Solch ein Gespräch dauert schnell mal 3 Stunden und im Anschluss macht sich der Wedding Planner sofort daran, den roten Faden der Hochzeit bildlich darzustellen und vor allem, eine Übersicht zum Konzept passender Hochzeitslocations zu erstellen und anzufragen. Hochzeitslocations sind heutzutage häufig 2 Jahre im Voraus ausgebucht – hier ist Schnelligkeit gefragt. Parallel versucht er meist schon einmal seine Lieblingsdienstleister zu blocken. Nacharbeit: 3 Stunden = Gesamt: 6 Stunden = 474.- Euro.

Nachdem unser Brautpaar nun seine Favoriten aus der Locationpräsentation gekürt hat, geht es an die Planung einer Besichtigungstour. Gut eine Stunde wird unser Wedding Planner brauchen, um telefonisch Termine in den Hochzeitslocations zu vereinbaren und so macht man sich an einem sonnigen Sonntagnachmittag, während andere Familien gerade den Grill anwerfen, auf zu einer gemeinsamen Besichtigungstour. Eine wertvolle Zeit von gut 6 Stunden, die man gern gemeinsam verbringt, weil man sein Brautpaar nun noch ein wenig intensiver kennenlernen darf. Nach kurzer Bedenkzeit hat sich unser Brautpaar entschieden – DIE Location wird gebucht, bzw. ein Angebot zur Prüfung angefordert und die Optionen auf die weiteren Hochzeitslocations telefonisch wieder abgesagt. Das dauert noch einmal 2 Stunden Nacharbeit, doch nun ist der Grundstein gelegt und alle können freudig aufatmen: 9 Stunden a 79.- Euro = 711.- Euro. Den allen Wedding Plannern bekannten Fall, dass auch die zwanzigste vorgeschlagene Hochzeitslocation, die eigentlich perfekt ins Konzept und ebenso ins Budget passen würde, doch noch nicht der Volltreffer ist, lassen wir hier einmal völlig unberücksichtigt.

Nun, da die Entscheidung für DIE Hochzeitslocation getroffen ist, macht sich unser Wedding Planner daran, seinem Brautpaar einen Überblick über die Hochzeitsdienstleister zu geben, die ein Datum immer nur einmal vergeben können und schnellstmöglich gebucht werden sollten. Meist macht er seinem Brautpaar mehrere Vorschläge pro Branche, damit man gemeinsam abwägen kann, wer in Frage kommt. Vor allem mit Traurednern, Fotografen aber auch DJ´s finden Kennenlerngespräche statt, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Diese Entscheidungen fallen meist in den Rahmen eines zweiten Planungsgespräches, in dem man nun wieder ein wenig am Konzept feilt. Das Bild der Hochzeit zeichnet sich immer klarer. Jede Hochzeit ist anders und braucht andere Servicepartner. Selbstverständlich in ihrer Professionalität geprüfte! Zeitensatz bis zur Buchung der wichtigsten Hochzeitsdienstleister inkl. Angebotseinholung, Klärung von Rückfragen etc.: 6 Stunden = 747.- Euro.

Großes Aufatmen

Die Grundpfeiler zur Hochzeit stehen meist innerhalb des ersten Monats der Hochzeitsplanung, da hier Schnelligkeit gefordert ist. Nun geht es an die erste Konzeption der Hochzeitspapeterie um die Save The Date Karten versenden zu können (2 Stunden = 158.- Euro) und vor allem um den allerschönsten Planungsschritt: Den Brautkleid-Kauf. Meist begleitet ein Hochzeitsplaner seine Braut, um ein professionelles Gegengewicht zu all den Meinungen der Freundinnen, Mütter und Schwiegermütter herzustellen. Und auch einfach, weil es Spaß macht und erneut verbindet. Zeiteinsatz: 4 Stunden = 316.- Euro.

Bevor es nun in die zweite Buchungsrunde für weitere Dienstleister geht (Kinderbetreuung, Hochzeitsauto, Animation, Styling, Sängerin für die Trauung u.s.w.) wird erst einmal kurz durchgeschnauft. Hier kann es durchaus vorkommen, dass man als Hochzeitsplaner sein Brautpaar einmal einen Monat nicht spricht. Meist gibt es aber im Verlauf doch auch immer wieder einzelne Rückfragen, die wir natürlich liebend gern beantworten … und zeitlich nicht einmal bemerken.

In einem dritten Planungsgespräch geht es nun darum, weitere Servicepartner hinzuzubuchen und meist – verbunden damit – gleichzeitig über den Einladungskarten zu brüten. Erneut wird am Konzept gefeilt, erste Ideen für außergewöhnliche Aha-Momente der Gäste am Hochzeitstag besprochen. Willkommengeschenke auf den Zimmern? Eine Spielecke für die Kinder und eine Whiskeybar für die echten Kerle? Und wie viele Zimmer gilt es eigentlich in einem Abrufkontingent einzurichten? Brauchen wir ein Shuttle für die Nacht oder Oma eine besondere Betreuung? Planungsgespräch: 3 Stunden; Nacharbeit: 4 Stunden = 553.- Euro.

Die Einladungen sind nun nach 3 Korrekturläufen versandt und es ist 5-4 Monate vor der Hochzeit. Zeit für eine intensivere Dekorationsbesprechung und vor allem allgemeine Besprechung in der Hochzeitslocation, in der es um die Saalaufteilung, um Abläufe, Plan B für Regen und natürlich das Probeessen und die Weinverkostung gehen wird. Ideal, wenn die Floristin dazukommt, so dass die Hochzeitsdeko direkt live vor Ort besprochen werden kann. Die Gesamtkonzeption steht ja zu diesem Zeitpunkt bereits. Dies ist meist ein Marathontag in der Location, der mit Anfahrt gut und gerne 7 Stunden dauern kann. Im Anschluss noch einmal die Nacharbeit in Bezug auf das Dekoangebot und das finale Angebot der Location. Alles in allem gut 10 Stunden = 790.- Euro.

Zwischendurch werden erste telefonische Rückfragen der Gäste beantwortet und die Zimmereinbuchung koordiniert. Aber lassen wir das mal unter den Tisch fallen (wie es übrigens Wedding Planner so gern machen, weil sie ihre Arbeit ja so lieben).

Nächster Step so kurz vor der Hochzeit wäre entweder die Begleitung zum Traugespräch mit dem freien Redner, damit man sich um die Rundum-Orga der freien Trauung kümmern kann oder aber eine Besprechung – auch bezüglich der Deko – in der Kirche. Vielleicht wird sogar der Einzug geübt, denn wenn ich eines aus der Erfahrung von 15 Jahren Hochzeitsplanung sagen kann, dann dieses: Alles, was getan werden kann, um einem Brautpaar, aber auch den nahen Verwandten, am Hochzeitstag an Sicherheit (z.B. in Abläufen) zu geben, sollte getan werden. Zeiteinsatz liebevoll gerechnet: 3 Stunden = 237.- Euro.

Es geht ins Finale

Tortenprobe, Menükarten, Gastgeschenke (wenn gewünscht), Vorbereitung kleiner liebevoller Überraschungsmomente für die Gäste am Hochzeitstag, Schilder werden gemalt, der Tischplan in die Druckerei gegeben oder liebevoll in Kleinarbeit mit Schildchen an einen alten Ast, eine Tür oder woran auch immer genagelt oder geknotet, gebaut und gebastelt. Letzte Absprachen werden mit Dienstleistern genommen.

Der Tagesplan wird minutiös mit detaillierten Regieanweisungen erstellt damit nichts dem Zufall überlassen wird. Am Ende heisst es ohnehin „Go with the flow“, denn ein Hochzeitstag hat immer ein Eigenleben und das ist gut so. Umso besser, wenn man zumindest vorher einen möglichen Plan im Detail durchdacht hat, der Tortenbäcker genau weiß, wann er anliefern kann und ob überhaupt Platz in der Kühlung ist und die Floristin weiß, wann die Tische eingedeckt und die Kirche aufgeschlossen sein wird. Man hat koordiniert, dass die Sängerin einmal mit dem Organisten proben konnte und wann der Shuttle welche Gäste an welchem Hotel einsammeln muss. Hier gilt es, wirklich ALLES im Blick zu haben und dies auch noch einmal mit dem Brautpaar in einer Abschlussbesprechung genauestens durchzugehen. Zeiteinsatz der letzten Koordinationen (achso: natürlich auch der Koordination der Gästebeiträge für den Tag, die rufen ja zu diesem Zeitpunkt auch vermehrt an), des finalen Planungsgespräches, letzte Telefonate und Mails mit den Servicepartnern der Hochzeit: 4 Stunden = 316.- Euro.

Ja, der Zeiteinsatz am Tag der Hochzeit wird separat berechnet. Doch lasst uns zumindest noch einmal – abgesehen von allen Zwischendurchmails und – telefonaten die Zeit für die Administration beleuchten: Es werden Zeitpläne und Ordner für das Brautpaar angelegt, Rechnungen geschrieben, Fahrtkostenaufstellungen erstellt u.s.w.. Hierfür sollten wir dem Wedding Planner zumindest noch einmal die Anrechnung von 3 Stunden = 237.- Euro gönnen.

Rechnen wir nun einmal zusammen: Wenn ich den Überblick nicht verloren habe, sind wir nun bei 61 Stunden für eine Hochzeitsplanung, die wirklich „fluffig“ durchgelaufen ist.

Das sind bei 79.- Honorar pro Stunde (brutto) 4819.- Euro zzgl. Der besprochenen 500.- Euro bis zur Kundengewinnung. Macht 5319.- Euro, die ein Hochzeitsplaner als Mindesthonorar berechnen müsste, da jede Hochzeit mindestens diesen Zeiteinsatz braucht. Und im oben genannten Fall waren wir noch nicht in der Planung einer Hochzeit im amerikanischen Style, so mit wundervoll auf einer Wiese aufgebautem Zelt, rundum Animation und aufwendigem Catering! Mal völlig abgesehen von den vielen Zwischendurch-Telefonaten und Mails, die wir fast schon ohne sie selbst zu bemerken, noch schnell zwischendurch erledigen. Eine wirkliche Basic-Planung mit einem zuckersüßen Brautpaar, das immer gut mitarbeitet und alle Informationen und Entscheidungen sofort liefert.

Klingt ja erst einmal ganz vernünftig, oder?

Dann schauen wir uns doch mal die Kosten an, die daraus zu stemmen sind.

Von 5082.- Euro ziehen wir erst einmal die 19% MWST ab.

Dann landen wir bei 4470.- Euro Nettoumsatz.

Sagen wir mal, unser Hochzeitsplaner macht auf dieser Basis 10 Hochzeiten im Jahr. Das lässt sich gut rechnen. Dann hätte er einen Umsatz von 44.697 Euro netto im Jahr.

Nun nehmen wir uns die wunderbare Vorlage von Friederike um es einfach zu machen. JA, natürlich weiß ich, dass die Sätze sich prozentual staffeln je nach Einkommen, die Einkommenssteuer individuell nach Konstellation betrachtet werden muss und die Gewerbesteuer vom Hebesatz der Gemeinde abhängt (und einen Freibetrag von 24.500 Euro hat). Aber lasst es uns hier mal simpel halten in einer Jahresbetrachtung.:

15% KFZ (6.705.-)

20% Bürokosten, Büromaterial, Telefon etc. (8939.-)

10 % Steuerberater und Versicherungen (4.470.-)

Ca. 100.- Beitrag IHK (wird aus Gewerbeertrag berechnet und hat einen Freibetrag von 15.340.- aber wir wollen sie ja nicht unter den Tisch fallen lassen)

Marketingkosten hatte ich ganz oben bereits mit einem Minimalbetrag der Kundengewinnung angesetzt.

Abzüglich 7% Gewerbesteuer – JA, die wird auf die Einkommenssteuer angerechnet (3.129.-)

Bitte lasst uns hier nicht über einzelne oder unglücklich zusammengefasste Posten diskutieren, es geht ja um ein generelles Wertempfinden, okay?

Also: Bis zu diesem Punkt hätten wir noch 21.354 Euro übrig von unserem Jahresumsatz aus 10 Hochzeitsplanungen. Kleine unternehmerische Anmerkung: Dies entspricht einer Rentabilität von 48%!

Dies wäre der Gewinn auf dessen Basis die KV Beiträge, und Einkommenssteuer berechnet werden. Krankenversicherung und Rentenversicherungsbeiträge sind streng genommen keine Betriebsausgaben und werden daher vom Gewinn und nicht vom Umsatz gerechnet:

Abzüglich 14,6% Krankenkasse (freiwillig gesetzlich versichert, wobei ein mtl. Mindesteinkommen von 1038.- vorausgesetzt wird: 3118.-)

Weitere Informationen dazu hier.

18,6 % priv. Rentenvorsorge, die dem gesetzlichen Betrag entsprechen würde

(für alle, die noch daran glauben … 3972.-)

Abzüglich 30% Einkommenssteuer vom Gewinn (6406.-)

Einen guten Einkommenssteuerrechner gibt es übrigens hier.

Bleiben unserem Wedding Planner also aus seinem stattlichen Honorar ganze 7858.- auf 10 Planungen: 786 Euro auf eine Hochzeitsplanung.

Nehmen wir nun wieder unsere 61 Stunden Zeiteinsatz sind wir bei einem Stundenlohn von 12,88 Euro. Das ist immerhin etwas mehr, als der aktuelle Mindestlohn in Deutschland – für eine vollverantwortliche Selbstständigkeit!

Resümee

Die Branche der Hochzeitsplanung ist eine wundervolle Branche und wir alle lieben unsere Tätigkeit für unsere Brautpaare.

Wir geben jeden Tag unser Bestes für das Gelingen dieses ganz besonderen Tages im Leben zweier Menschen und schauen dabei ganz sicher häufig nicht auf die Uhr. Dennoch ist auch eine Tätigkeit, die man mit Liebe ausführt, eine vollwertige Selbstständigkeit, die sich wirtschaftlich tragen können muss. Alles andere ist Hobbyismus. Und kein Hochzeitsplaner, der sich um die nächste Kühlschrankfüllung sorgen muss, ist noch ein aufmerksamer und kreativer „Wedding Planner“!

Mein ganz persönliches Fazit wäre, dass das Mindesthonorar eines Hochzeitsplaners unbedingt bei mindestens 5000.- Euro brutto liegen sollte. Alles darunter ist schlichtweg nicht nur unternehmerisch unwirtschaftlich, sondern auch irgendwie unehrlich. Hochzeitsplaner, die am Markt kommen und gehen, einfach weil sie nicht überleben können, tun der Branche und vor allem auch den Brautpaaren ganz sicher nicht gut. Irgendwann löst sich jede Unwirtschaftlichkeit in fehlender Kreativität und Frustfehlern auf. Auch einen Architekten würde man nicht bitten, ein Haus für 3,50 Euro zu bauen, in der Vorstellung, dann könnte er ruhig ein paar tragende Wände übersehen, oder?!