Wie finde ich den richtigen Hochzeitsdienstleister?

Von der Einladungskarte über die Hochzeitstorte bis hin zum DJ – die wenigsten Brautpaare kommen ohne professionelle Hilfe aus. Doch wie soll man sich bei dem großen Angebot an Dienstleistern nur zurechtfinden?

Suche

Bevor ihr euch auf die Suche begebt, solltet ihr euch darüber im Klaren sein, welche Dienstleister für eure Hochzeit überhaupt infrage kommen. Plant ihr eine Gartenhochzeit im kleinen Kreis mit selbst gemachtem Essen oder doch lieber eine Schlosshochzeit mit Fünf-Gänge-Menü? Reicht euch eine eigens zusammengestellte Playlist oder bevorzugt ihr einen professionellen DJ mit neuester Technik?

Hochzeitsdienstleister

  • Catering
  • DJ / Band
  • Florist / Dekorateur
  • Fotograf / Videograf
  • Hochzeitsausstatter (Brautkleid, Anzug etc.)
  • Hochzeitsplaner / Zeremonienmeister
  • Juwelier
  • Kinderbetreuung
  • Konditor
  • Location (Restaurant, Hotel, Veranstaltungsraum etc.)
  • Make-up Artist / Friseur
  • Papeterie
  • Showeinlagen (Zauberer, Feuershow, Photobooth etc.)
  • Trauredner

Sobald ihr diese Frage geklärt habt, kann die Suche beginnen. Im besten Fall habt ihr Freunde oder Bekannte, die bereits geheiratet haben. Sofern ihr nicht selbst eingeladen wart und euch ein eigenes Bild machen konntet, lohnt es sich, sie zu ihren Erfahrungen zu befragen. Vielleicht können sie euch ja sogar Dienstleister in eurer Umgebung empfehlen? Denn persönliche Empfehlungen von Personen, denen ich vertraut, sind wertvoller als jede Suchmaschine.

Ansonsten habt ihr die Möglichkeit, euch in Zeitschriften, Branchenbüchern oder auf Blogs und Online-Portalen zu informieren. Hier findet ihr häufig eine Übersicht der verschiedenen Dienstleister, nach Regionen sortiert. Die meisten Dienstleister verfügen auch über eine eigene Website oder präsentieren ihre Dienstleistungen auf Facebook oder Instagram. Oftmals findet ihr auch Bewertungen anderer Brautpaare im Internet, die gute Anhaltspunkte geben.

Wer sich lieber einen persönlichen Eindruck verschaffen möchte, kann dies auf einer der zahlreichen Hochzeitsmessen tun. Hier erhaltet ihr nicht nur Einblicke in die bisherigen Arbeiten der Dienstleister, sondern könnt auch direkt mit ihnen ins Gespräch kommen. Informiert euch am besten schon vorab auf der Website der Messe über die Aussteller und das Rahmenprogramm wie Modeschauen, Workshops oder Gewinnspiele. Übrigens: Manche Dienstleister gewähren sogar Messerabatte!

Anfrage

Ob ihr den Dienstleister eurer Wahl lieber per E-Mail oder am Telefon kontaktiert, bleibt ganz euch überlassen. Sie freuen sich jedoch immer zu hören, wieso ihr euch ausgerechnet für sie entschieden habt. Schließlich werden sie euch an eurem großen Tag begleiten und somit auch viele persönliche Augenblicke mit euch teilen. Ihr solltet daher auf einer Wellenlänge liegen und euch in ihrer Gegenwart rundum wohlfühlen.

Versucht bei eurer Anfrage auch möglichst viele Informationen rund um eure Hochzeit zusammenzutragen. Denn je mehr der Dienstleister vorab weiß, desto individueller kann er sein Angebot gestalten und ggf. direkt nachfragen:

  • Ort und Location, ggf. Ansprechpartner
  • Datum und Uhrzeit
  • Anzahl der Gäste
  • Stil oder Motto der Hochzeit
  • Zeit-/Ablaufplan
  • ggf. Budgetrahmen
Copyright Lars Hammesfahr Fotografie
Foto:Lars Hammesfahr Fotografie

Kosten

Beratungs- bzw. Kennenlerngespräche sind in der Regel kostenfrei. Eine Ausnahme bilden Probetermine beim Stylisten oder auch Brautkleidanproben. Schließlich fallen bei diesen Terminen bereits Material- sowie Personalkosten an. Oftmals werden diese Kosten jedoch im Falle einer Buchung bzw. eines Brautkleidkaufs verrechnet.

Manche Dienstleister gewähren bereits auf ihrer Website Einblicke in ihre Preisliste. So habt ihr die Möglichkeit, diese bereits im Voraus zu vergleichen und nur Dienstleister zu kontaktieren, die auch eurem Budget entsprechen. Es empfiehlt sich zudem, rechtzeitig zu klären, ob weitere Kosten, beispielsweise für Anreise, Übernachtung oder Verpflegung am Tag der Hochzeit, hinzukommen.

Die meisten Dienstleister werden übrigens erst nach erbrachter Leistung – entweder bar oder auf Rechnung – bezahlt, nur in manchen Fällen, wie beispielsweise bei der Location, wird eine Anzahlung im Voraus fällig.

Kennenlerngespräch

Prinzipiell gilt: Je besser ihr vorbereitet seid, desto schneller und einfacher kann der Dienstleister beim Kennenlerngespräch auf eure individuellen Wünsche und Vorstellungen eingehen. Sollten manche davon aus zeitlichen oder finanziellen Gründen nicht umsetzbar sein, wird er euch mögliche Alternativen aufzeigen. Sofern ihr Pinterest für eure Hochzeitsplanung nutzt, bietet es sich an, entsprechende Pinnwände zur Inspiration anzulegen, beispielsweise eine für die Hochzeitspapeterie, eine für die Torte oder eine für die Tisch- und Blumendekoration (auf Jahreszeit bzw. Verfügbarkeit achten!). Ein weiterer Vorteil ist, dass ihr auch eigene Bilder hochladen und mit Bemerkungen versehen könnt. Nachdem ihr euch für einen Dienstleister entschieden habt, könnt ihr diesen ganz einfach zur jeweiligen Pinnwand einladen – und seid so immer auf dem gleichen Stand.

Zeitplanung

Da die meisten Hochzeiten bevorzugt an Samstagen zwischen Mai und September stattfinden, was in etwa 22 Hochzeiten entspricht, für die fast alle ein oder sogar mehrere Dienstleister benötigt werden, sind diese oft schon weit im Voraus ausgebucht. Daher ist es ratsam, sich rechtzeitig auf die Suche zu begeben, bestenfalls 9 bis 12 Monate vor der Hochzeit.

Wer kurzfristig plant bzw. heiratet, muss deswegen natürlich nicht leer ausgehen, aber unter Umständen zu Kompromissen bereit sein. Wie wäre beispielsweise eine Hochzeit unter der Woche oder im Winter?

Weiterer Ablauf

Nach der Zusage erhaltet ihr in der Regel eine schriftliche Auftragsbestätigung bzw. einen Vertrag. Prüft die Unterlagen genau und stellt ggf. nochmals letzte Rückfragen. Versucht auch wichtige Absprachen schriftlich festzuhalten, indem ihr eure Gespräche im Anschluss zusammenfasst und per E-Mail an den Dienstleister schickt, schließlich ist eine rechtliche Absicherung für beide Seiten essenziell.

Sofern es keiner weiteren Absprachen oder Treffen bedarf, solltet ihr spätestens eine Woche vor der Hochzeit nochmals Kontakt mit euren Dienstleistern aufnehmen, um den finalen Ablaufplan zu besprechen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dann kann euer großer Tag kommen!

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