So plant ihr den Tagesablauf eurer Hochzeit – Tipps und Tricks für den perfekten Zeitplan

Eine entspannte Hochzeit ohne Stress – welches Brautpaar wünscht sich das nicht? Mit dem richtigen Tagesablauf ist das kein Problem! Denn ein detaillierter Zeitplan hilft, eure Hochzeit zu strukturieren und einen reibungslosen Ablauf der einzelnen Programmpunkte zu gewährleisten. Der Tagesablaufplan ist sozusagen das Drehbuch eurer Hochzeit und dient als Orientierung für die Dienstleister und eure Hochzeitsgäste. Doch wie erstellt man einen Ablaufplan, wie viel Zeit muss man für die verschiedenen Programmpunkte einplanen und wer behält am Hochzeitstag den Überblick? Tipps und Tricks rund um den perfekten Zeitplan erfahrt ihr in diesem Blogbeitrag.

 

Schritt 1: Alle Programmpunkte im Überblick

Notiert euch zuerst alle wichtigen Ablaufpunkte eures Hochzeitstages – vom Getting Ready bis zum Mitternachtssnack. Überlegt dann, um welche Uhrzeit die einzelnen Programmpunkte in etwa stattfinden werden. Je nachdem, wie weit eure Hochzeitsplanung bereits fortgeschritten ist, kann es sein, dass ein paar der Programmpunkte bereits fest eingeplant sind, beispielsweise die Uhrzeit der Trauung oder auch der Beginn des Hochzeitsessens. Falls ihr euch unsicher seid, wie viel Zeit ihr für die offiziellen Programmpunkte einplanen solltet, empfiehlt es sich, Kontakt zu den jeweiligen Ansprechpartnern bzw. Dienstleistern aufzunehmen. Sie teilen sicherlich gerne ihre Erfahrungswerte mit euch. Zum Abschluss dieses Schrittes sollte jeder einzelne Programmpunkt mit der jeweiligen Uhrzeit bzw. der eingeplanten Zeitspanne, dem Ort und der Zuständigkeit versehen sein.

 

Schritt 2: Die richtige Reihenfolge

Sobald ihr alle wichtigen Programmpunkte notiert habt, müssen diese noch in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Versucht dabei, euren großen Tag in Gedanken möglichst Minute für Minute durchzuspielen. Oftmals ergeben sich dabei noch weitere Fragen, die ihr vor dem nächsten Schritt klären solltet.

Manche Programmpunkte können auch parallel stattfinden, beispielsweise wenn ihr für die Zeit des Paarshootings ein Alternativprogramm für eure Hochzeitsgäste eingeplant habt. Sofern viele Kinder unter euren Gästen sein werden, bietet sich zudem ein spezielles Kinderprogramm an, um die Kleinen zu beschäftigen.

Bedenkt auch, dass sich die Tagesabläufe von Braut und Bräutigam, Braut und Braut oder Bräutigam und Bräutigam zeitweise voneinander unterscheiden können. Es bietet sich daher an, gegebenenfalls zwei verschiedene Zeitpläne zu erstellen.

 

Schritt 3: Pausen und Zeitpuffer einplanen

Damit euer großer Tag nicht in Stress ausartet und ihr ihn in vollen Zügen genießen könnt, solltet ihr unbedingt ausreichend Pausen einplanen. Das gilt sowohl für euch als frisch vermähltes Ehepaar – abseits des Trubels – als auch für eure Hochzeitsgäste.

Auch Zeitpuffer tragen zu einer entspannten Atmosphäre bei. Das gilt vor allem für längere Anfahrtswege, beispielsweise zwischen dem Trauort und der Hochzeitslocation. Plant daher besser mehr Zeit als nötig ein für den Fall, dass ihr in einen Stau kommt oder die Parkplatzsuche doch etwas länger dauert.

Auch für den Sektempfang und die Gratulation solltet ihr einen Zeitpuffer einbauen, vor allem bei größeren Hochzeitsgesellschaften. Falls zwischen dem Sektempfang und dem Hochzeitsessen mehrere Stunden liegen und ihr kein Kuchenbüfett eingeplant habt, bietet es sich zudem an, kleine Häppchen zum Sekt zu reichen. Falls unter euren Gästen auch Kleinkinder sein sollten, sollte das Hochzeitsessen nicht allzu spät beginnen, damit die Eltern ihre Kinder in Ruhe mit ihren Kindern essen und sie dann rechtzeitig ins Bett bringen können, bevor die Party beginnt.

Hinzu kommt, dass manche Programmpunkte unter Umständen eine gewisse Vor- und Nachbereitungszeit benötigen, die ebenfalls eingeplant werden müssen. Sofern euch eure Gäste mit eigenen Programmpunkten bzw. Beiträgen überraschen möchten, könnt ihr diese natürlich noch nicht mit einplanen. In diesem Fall reicht es aus, wenn ihr lediglich den groben Zeitrahmen festlegt, der dafür zur Verfügung steht. Um den Rest kümmern sich dann eure Gäste bzw. Trauzeugen oder Dienstleister.

 

Schritt 4: Den Ablaufplan visualisieren

Zur besseren Orientierung bietet es sich zudem an, euren Tagesablauf in Form eines Zeitstrahls, besser bekannt als Timeline, grafisch festzuhalten. Damit eure Gäste auf einen Blick erkennen, um welchen Programmpunkt es sich handelt, könnt ihr die einzelnen Stichpunkte auch mit passenden Icons versehen. Vorlage für verschiedene Hochzeitssymbole findet ihr im Internet, teilweise sogar kostenlos.

Ihr könnt die Timeline entweder schon vorab mit eurer Hochzeitseinladung an die Gäste verschicken oder auch im Kirchenheft abdrucken. Alternativ könnt ihr auch eine Kreidetafel beschriften und vor eurer Hochzeitslocation aufstellen.

Bei Sommerhochzeiten könnt ihr den Tagesablauf auch in Form eines schön gestalteten Fächers an eure Gäste verschenken. Dafür den Zeitstrahl einfach auf Karton, beispielsweise Kraftpapier, drucken, Vorder- und Rückseite des Fächers in der gewünschten Form zuschneiden und jeweils einen Eisstiel aus Holz dazwischen kleben. Anschließend könnt ihr den Fächer natürlich noch nach Belieben mit Seidenbändern versehen oder die Ecken für eine hochwertigere Optik mit einem Eckenstanzer abrunden. Fertig ist das Gastgeschenk!

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Foto:Denise Claus

Schritt 5: Dienstleister und Trauzeugen informieren

Im Gegensatz zu euren Gästen benötigen eure Dienstleister und Trauzeugen eine detaillierte Version eures Ablaufplans. Ihr könnt diesen beispielsweise in Form einer Tabelle in Google Drive erstellen und an alle Beteiligten weiterleiten. Notiert am besten auch alle Namen, Zuständigkeiten und Telefonnummern, damit eure Trauzeugen am Hochzeitstag bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Sobald der finale Ablaufplan feststeht – spätestens in der Woche eurer Hochzeit – bietet es sich an, den Ablaufplan nochmals kurz mit den jeweiligen Dienstleistern abzusprechen, um sicherzugehen, dass es keine Rückfragen mehr gibt. Ihr könnt den Ablaufplan natürlich trotzdem sicherheitshalber ausdrucken und an die Zuständigen aushändigen, damit seid ihr auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

 

Unterstützung vom Profi

Ihr wollt, dass sich eure Trauzeugen am Tag der Hochzeit um nichts kümmern müssen und euren großen Tag einfach nur in vollen Zügen genießen zu können? Dann könnt ihr die Aufgaben auch an einen sogenannten Zeremonienmeister abgeben. Er hält die Zügel in der Hand und ist für den reibungslosen Ablauf zuständig. Er behält alles im Blick, beantwortet Rückfragen seitens der Dienstleister oder auch der Gäste und zieht die Fäden im Hintergrund. Der Zeremonienmeister sollte daher zuverlässig oder sehr gut organisiert sein. Ihr könnt dafür entweder einen professionellen Zeremoniemeister engagieren oder diese Aufgaben einem Bekannten anvertrauen, der nicht zur Hochzeitsgesellschaft gehört.

 

Und wenn doch etwas nicht nach Plan verläuft?

Ein Tagesablauf ist für eine Hochzeit zwar essenziell, aber nicht in Stein gemeißelt. Macht euch daher keine Sorgen, falls doch nicht alles strikt nach Zeitplan verläuft. Manche Dinge lassen sich nun einmal nicht planen oder vorhersehen. Die Hauptsache ist doch, dass ihr und eure Gäste einen unvergesslichen Tag verbringt und ihn so gestaltet, wie ihr euch das wünscht. Daher kann es auch von Vorteil sein, euren Gästen nicht den kompletten Ablaufplan mitzuteilen, sondern lediglich die Höhepunkte eurer Hochzeit. So seid ihr zeitlich flexibel und erspart euch unter Umständen auch Rückfragen, falls sich der eine oder andere Programmpunkt zeitlich doch etwas verschiebt. Versucht daher, euch an eurem großen Tag auf das Wesentliche zu konzentrieren, nämlich auf euch und eure Liebe, und alles andere wird sich garantiert fügen!

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