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Foto:Anja Schneemann

Heute wird aus dem Nähkästchen geplaudert…

Letzten Sommer hatte ich die Gelegenheit bei einer fremden Hochzeit auszuhelfen, die von der Braut selbst geplant wurde. Vor Ort durfte ich einer guten Freundin aus der Dekorationsbranche unter die Arme greifen und was ich dort erlebt habe, hat mir wirklich die Augen geöffnet. Durch meine Arbeit als Planerin habe ich über die Zeit viel Know-How angeeignet und auch ich lerne jeden Tag immer wieder etwas dazu. Aus meiner Erfahrung würde ich sagen, dass auf jeder Hochzeit eine Kleinigkeit schief geht und letztlich ist es wichtig mit diesen Pannen richtig umzugehen. Als Planerin bin ich immer auf solche Momente vorbereitet und habe darum immer die Möglichkeit schnell auf unerwartete Situationen zu reagieren. Besonders bei großen und umfangreich geplanten Hochzeiten investiere ich im Vorhinein viele Stunden und teilweise sogar mehrere Tage um den Hochzeitstag immer wieder durchzuspielen, Zeitabstände zu optimieren, den Ablauf im Detail mit allem Eventualitäten zu planen, Dienstleister abzustimmen und Randnotizen für wichtige Details am Tag der Hochzeit vorzubereiten. Wenn der Tag dann kommt, bin ich in der Regel als Planerin vor Ort oder instruiere einen Ansprechpartner, beispielsweise die Trauzeugin als Koordinatorin. Schließlich dient die gesamte Planungszeit, oft bis zu 1,5 Jahre, den perfekten Tag zu organisieren, sodass er für das Brautpaar und für die Gäste aus Planungshinsicht auch wirklich reibungslos abläuft und auch so in Erinnerung bleibt. 

Hochzeitsplaner-Prio Nummer 1: Das Brautpaar muss am Ende des Tages glücklich verheiratet sein!

Hochzeitsplaner-Prio Nummer 2: Es muss alles so perfekt geplant sein, dass auch die schlimmste unerwartete Panne kompensiert werden kann!

Hochzeitsplaner-Prio Nummer 3: Wenn etwas unerwartetes am Tag der Hochzeit geschieht, soll das Brautpaar so wenig wie möglich davon mitbekommen! 

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Foto:Anja Schneemann

Ich war dankbar, dass ich seit meinem Einstieg als Hochzeitsplanerin mal wieder eine Hochzeit erleben durfte, die auf eigene Faust geplant war. Heute möchte ich euch mit auf die Reise nehmen, wie ich diesen Tag wahrgenommen habe und euch zeigen, auf Details Hochzeitsplanerinnen achten, um aus der Hochzeit eine Traumhochzeit zu zaubern. 

Die Braut wollte IHREN großen Tag gerne selbst organisieren. Das Wichtigste war es für sie, gute und hochwertige Dienstleister zu buchen. Ihr Budget? – WOW! – Ein höherer 5-stelliger Betrag. 

Doch ist das wirklich ausreichend? 

Vorab: Geld macht bekanntlich nicht glücklich, es erleichtert aber den Alltag. So auch bei einer Hochzeit. Quasi buchen zu wollen und können wen und was man will, macht so vieles einfacher und spart viel Zeit und Mühe. Besonders, wenn man die eigene Hochzeit selber plant. Auch für uns Hochzeitsplaner ist das natürlich toll, weil wir uns da etwas mehr austoben können und dem Paar deutlich mehr „Specials“, wie zum Beispiel Highlights für den Abend anbieten können. 

Aber! Wie der Spruch ja sagt, Geld macht nicht glücklich und es ist auch nicht das A und O der Hochzeit. Das nämlich ist die Umsetzung. Und dafür sollte man ein Händchen haben….

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Foto:Lisa Justine Photography

DER Tag ist gekommen und ich freue mich heute einmal nur ein bisschen auszuhelfen, ohne die komplette Veranstaltung mit durchzuführen. Wie mit der Dekorateurin abgesprochen, bin ich pünktlich an der Location angekommen. Wow- mir bleibt erstmal die Luft weg! Ein Schloss fernab von meinem eigentlichen Einsatzgebiet. Ich habe schon viele schöne Schlösser und Locations gesehen, aber diese ist auf ihre Art und Weise außergewöhnlich und ich hab sowas Schönes schon lange nicht mehr entdeckt. In mir steigt die Vorfreude – das wird mit Sicherheit ein unvergesslicher Tag. 

Die Verantwortliche der Location ist noch nicht da und wir wissen auch nicht, wann wir sie antreffen.  Wir verschaffen uns eine grobe Übersicht. Was steht an? Wir müssen den Festsaal, die Freie Trauung und den Sektempfang dekorieren. Währenddessen treffen die zweiten Dienstleister ein – eine Band für die Trauung.

Die Türen werden geöffnet und wir betreten den Festsaal – kurz innehalten und die Räumlichkeiten bewundern. Der Stuck an den Decken, die Gemälde, die Stühle, die Kronleuchter … alles genau so, wie man sich ein Traumschloss vorstellt. Hier zu heiraten muss toll sein!

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Foto:Anja Schneemann

So, genug bewundert, jetzt müssen wir die Blumen-Deko, Tischdecken und das Geschirr hochtragen – tja, ein Schloss ist zwar schön, aber auch alt und verfügt oft über keinen Fahrstuhl- 45 Treppen 10-mal hoch und runter mit den schweren Kisten. Sport ist für die ganze nächste Woche abgehakt! Ausdauertraining, Krafttraining – alles dabei.

Nachdem wir die Sachen für die Deko in den Festsaal getragen haben, geht es los in Richtung Wiese. Es soll nämlich eine Freie Trauung im Prinzessinnengarten des Schlosses stattfinden. Ich liebe Freie Trauungen!

Auf der Prinzessinnenwiese angekommen – Stop! Ist es wirklich eine Prinzessinnenwiese? Es sieht nicht danach aus! Sobald man einen Fuß vor den anderen setzt … ja, da hat man eine „wunderschöne“ Überraschung am Schuh. Die Wiese ist von Gänsen, Enten und Hunden gründlich gedüngt worden. Es ist eine Kunst so zu gehen, dass nichts hängen bleibt. Nicht besonders appetitlich! … und hier soll jetzt die Freie Trauung stattfinden? Hmmm.

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Foto:Stilecht Photography

Als Hochzeitsplanerin planen und kennen wir den Ablauf unserer Hochzeiten aufs Genaueste. Während der Planungszeit beginnen wir einen Tagesablauf zu entwickeln, der von Tag zu Tag minutiöser und akribischer angepasst wird. Wo die Zuständige ist? Diese Frage müssen wir uns dann gar nicht erst stellen. Auch die Dienstleister informieren wir schon über Kleinigkeiten, wie die 45 Treppenstufen zum Beispiel, damit sie sich dementsprechend kleiden können und nicht schon anfangs demoralisiert sind. Denn hat jemand dann doch noch Extra-Wünsche, geht man auf diese so doch viel lieber ein als wenn man davor schon eine böse Überraschung über sich hat hergehen lassen müssen.

Die Prinzessinnenwiese gleicht eher einer Kuhweide? In der Regel wissen wir das schon vorher, weil wir unsere Locations genau unter die Lupe nehmen. Zudem wird zuvor auch mit den Zuständigen der Location genau abgesprochen, was bis wann erledigt sein muss. 

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Foto:Anja Schneemann

Zurück zur Hochzeit…

Wo sind die Stühle und der Holzsteg für die Freie Trauung? Die Ansprechpartnerin der Location ist immer noch nicht da. Auch die Kollegen von der Band wissen nicht wo sie aufbauen sollen. Da auch sonst niemand instruiert wurde, gehen wir einfach los. Wir teilen uns auf – die Dekorateurin geht auf die Suche und ich versuche jemanden zu finden, der die Wiese saubermacht. Das ist wie Ping-Pong spielen – keiner fühlt sich zuständig für irgendetwas. Ich telefoniere und telefoniere. Die Verantwortliche der Location kommt angeblich in einer Stunde. Ihren Angaben zufolge gibt es an diesem Tag kein Personal, alle sind im Wochenende. Na herzlichen Glückwunsch!

Stühle und Holzsteg haben wir mittlerweile nach 20-minütiger Suche gefunden. Sie waren nicht gerade sehr nah zur Wiese gelagert… Wir dürfen also das ganze Gedöns hunderte von Metern zur Wiese tragen. Hat hier denn keiner mitgedacht? Zwei Mädels – keine Hilfe von der Location – nichts wurde abgesprochen und die Holz-Elemente für den Laufsteg wiegen doch einiges!

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Foto:Anja Schneemann

Anfängerfehler….

Wo die Band aufbauen soll? Das wissen wir als Planerin schon lange vor der Hochzeit. Denn unter unseren Dokumenten befindet sich auch ein detaillierter Aufbauplan für jede Location, der an jeden der an der Hochzeit beteiligten Dienstleister geschickt wird, sodass keine Fragen offen stehen dürfen. 

Und natürlich fassen wir auch immer tüchtig mit an, wenn es um Aufbau und Deko geht, aber auch diese Aufgaben werden zuvor schön verteilt und in den Zeitplan mit Puffer zusammen eingepflegt. Kein Ping-Pong Spiel, sondern Aufgabenteilung ohne Überraschungen! 

Natürlich läuft auch bei uns nicht immer alles wie geschmiert, denn von Murphys Gesetzen werden auch wir nicht verschont. Dennoch weiß man als Planerin, wo es schief laufen kann und hat für den Fall der Fälle immer einen Ass im Ärmel. Viele Paare denken gar nicht daran, dass etwas schief laufen kann oder hoffen zumindest innig und insgeheim, dass der TRAUMTAG verschont wird. Und wenn die blöden Gesetze dann doch ihre Macht ausüben, kann aus der Braut eben schnell eine ratlose Bridezilla werden. Das wollen wir Hochzeitsplaner natürlich vermeiden. 

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Foto:Stilecht Photography

Apropos Bridezilla. Wieder bei der Hochzeit, eine halbe Stunde später: Mittlerweile ist der Holzsteg für den Mittelgang aufgestellt, auf dem die Braut später ihrem Bräutigam entgegen schreiten wird. Endlich – die Ansprechpartnerin der Location ist da! Sie beginnt die Wiese einigermaßen zu säubern. Vielleicht wird das ja heute doch noch alles schick!

Stühle, Traubogen, Blumen, weißer Teppich… nach einiger Zeit sieht es schon eher nach einem Prinzessinnengarten aus. Alles in Weiß mit wunderschönen Blumen und leichten Stoffen am Traubogen, mit denen der Wind spielt. Im Hintergrund hören wir, wie die Band für die Trauung übt und nun bekomme ich langsam richtig Gänsehaut. Trotz des Chaos habe ich immer noch gute Laune. 

Wir haben es kurz vor 15 Uhr und um 15:30 Uhr beginnt die Freie Trauung. So, und nun schnell weiter den Sektempfang vorbereiten, denn nach der Trauung soll der Empfang im Innenhof stattfinden.

Wir sind gerade dabei die kleineren Tische in den Innenhof zu tragen und aufzubauen, da hören wir plötzlich eine Stimme. Die Schwester der Braut steht ganz aufgeregt am Fenster, ruft uns etwas zu und zeigt mit der Hand auf ihre Armbanduhr.

„Mädels, der Sektempfang ist VOR der Trauung, die Gäste sind schon da. Könntet ihr bitte schneller machen?! …“

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Foto:Stilecht Photography

Aus meiner Hochzeitsplanerinnen-Sicht machte das alles keinen Sinn! Wir wurden von der Braut nicht instruiert, dass der Sektempfang vor der Trauung stattfinden sollte. Wie kann es denn sein, dass ein so wichtiges Detail nicht an das Deko-Team kommuniziert wird? 

Unser Sektempfang ist also nun in gerade mal 15 Minuten. Was solls, der Kunde ist König! Also wurde das Tempo noch einmal erhöht …

Kleine Hochzeitskunde: Der Sektempfang findet in der Regel nach der Trauung statt. Falls er doch vorher geplant ist, dann legt man ihn nicht gerade in die 30 Minuten vor der Trauung, denn ca. 10-15 Minuten vor der Trauung suchen sich die Gäste einen Sitzplatz. Das heißt für alle die ihren ersten Schluck Sekt genommen haben, dass es wohl eher ein Glas auf Ex werden wird oder sich die Trauung verzögert – Beides nicht so optimal, oder was meint ihr?

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Foto:Anja Schneemann

Jeder einzelne Dienstleister hat an diesem Tag einen tollen Beitrag geleistet, nur leider  gab es niemanden, der den kompletten Überblick hatte und die Dienstleister darauf vorbereitet hat. Es gab weder einen Ablaufplan, noch einen Ansprechpartner, der im Fall der Fälle kontaktiert werden durfte. Während des kompletten Hochzeitstages musste immer wieder improvisiert werden, da viele Abläufe und Zuständigkeiten nicht richtig abgesprochen wurden und viel mehr Zeit investiert werden musste Dinge zu suchen, heranzutragen und dann erst perfekt auszurichten.

Letztlich waren die Trauung, der Festsaal und alle anderen Details wunderschön hergerichtet. Nur der Weg dahin ist für alle Beteiligten kein sehr angenehmer gewesen. Auch Brautpaar und Gäste konnten nicht vom Geschehen hinter den Kulissen abgeschirmt werden, denn es kam zu Verzögerungen, Warte- und Leerlaufzeiten für die Gesellschaft. Die Stimmung der Gesellschaft war bedauerlicherweise im Keller.

Leerläufe sind bei einer Hochzeit ein wahrhaftiger Stimmungs-Killer. Tatenlos auf das Paar zu warten, nichts zu essen, nichts zu trinken und erst recht nichts zum Sitzen sind machen auch die Erwartungen der Gäste zu Nichte. Denn genauso wie ich, freut man sich auf eine ausgelassene und ereignisreiche Feier.

Stellt man sich denn so seine Traumhochzeit vor? Vieles war perfekt, zum Beispiel die wunderschönen Blumen, die außergewöhnliche Hochzeitsdekoration, das wunderschöne Schloss als Hochzeitslocation und natürlich auch die Auswahl der Hochzeitsdienstleister. Letztendlich ist die selbstgeplante Hochzeit mit überdurchschnittlich hohem Budget aufgrund der fehlenden Planung nur mittelprächtig abgelaufen. Dabei hätte man so viel mehr daraus machen können… Ist das nicht traurig?

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Foto:Anja Schneemann

Dass die Hochzeit auch ereignisreich ist und vielleicht sogar die eine oder andere Überraschung parat hält, wird anhand des Tagesplanes und unserer Empfehlungen an ausgefallenen Entertainment-Dienstleistern garantiert. Sollte es dann doch zu Verzögerungen kommen, so können wir vor Ort koordinieren, und die gute Laune der Gäste beibehalten. 

With Love, Joy & Happiness

– Eure Weddingplanner Anja & Stephi –
Weddingplanner aus Leidenschaft

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Foto:Anja Schneemann

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