6 Tipps um den perfekten Sektempfang zu organisieren

Der Sektempfang ist der perfekte Zeitpunkt im Tagesablauf eurer Hochzeit, um im Anschluss an die Trau-Zeremonie – sei es im Standesamt, in der Kirche oder nach der freien Trauung – auf euch als frisch vermähltes Paar anzustoßen. Zudem wird es der erste Moment sein, an dem ihr all eure Gäste zum ersten Mal an eurem großen Tag seht, sie begrüßen und mit ihnen ins Gespräch kommen könnt. Da die meisten Hochzeitsgäste sich untereinander noch nicht kennen, sollte der Sektempfang eine lockere und angenehme Atmosphäre schaffen, damit sich alle wohlfühlen, angeregte Gespräche entstehen und somit die Hochzeitsfeierlichkeiten eingeleitet werden.

 

Denn was bringt die tollste Blumendeko und die abgefahrenste Location, wenn die Stimmung bei euren Gästen nicht aufkommt, sie sich langweilen oder im schlimmsten Fall sogar Durst und Hunger haben. Wie ihr den perfekten Sektempfang organisiert und welche Punkte ihr dabei beachten solltet, zeige ich euch im folgenden Beitrag.

 

1. Wann und wo soll der Sektempfang stattfinden?

 

Überlegt euch zunächst einmal, wann und an welchem Ort ihr eure Gäste mit einem Gläschen Sekt empfangen wollt. Es gibt dabei zwei Möglichkeiten: entweder, ihr plant den Sektempfang direkt im Anschluss an die Trauung oder erst beim Eintreffen an eurer Hochzeitslocation. Beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile. Direkt nach der Trauung habt ihr den Vorteil, dass ihr mit all euren Gästen auf euer Glück anstoßen könnt, also auch mit denjenigen, die nicht zur anschließenden Hochzeitsfeier eingeladen sind und nur bei der Trauung dabei waren. Ein weiterer Pluspunkt – gerade wenn ihr eine Sommerhochzeit feiert – ist, dass eure Gäste nach der Trauung nicht erst durstig zur Location fahren müssen. Für einen Sektempfang an der Location spricht hingegen, dass einige eurer Gäste nach der Trauung eventuell gar keinen Sekt trinken wollen, wenn sie anschließend noch zur Location fahren müssen. Mit einem gemütlichen Sektempfang an eurer Location könnt ihr zudem eine erneute Wartezeit vermeiden, direkt zu den weiteren Programmpunkten eures Tagesplans überleiten und somit die gute Stimmung erhalten. Wenn ihr die Organisation und Bewirtung eures Sektempfangs in professionelle Hände geben wollt, solltet ihr diesen ebenfalls an eurer Hochzeitslocation stattfinden lassen.

 

Sehr schön ist ein Sektempfang im Freien. Fragt unbedingt vorher bei eurem Standesamt, der Kirche oder der entsprechenden Location nach, wo ihr Stehtische und die Tische für die Bewirtung aufbauen dürft und ob eventuell zeitgleich oder direkt nach euch noch eine weitere Hochzeit stattfindet. Nicht, dass ihr euch mit den ankommenden Gästen der nächsten Hochzeit im Weg steht. Denkt bitte auch immer unbedingt an eine Schlechtwetter-Alternative! Nicht nur im Herbst (weshalb eine Herbsthochzeit auch wunderschön sein kann erfahrt ihr übrigens in diesem Blogbeitrag), auch bei einer Sommerhochzeit muss man immer mit einer Regenalternative rechnen. Findet der Sektempfang an der Location statt, ist es meistens kein großer Aufwand kurzerhand alles nach drinnen zu verlagern. Aber denkt auch an einen Plan B, wenn sich alles direkt vor der Kirche oder der freien Trauung abspielen soll. Zelte als Überdachung aufzubauen ist ein sehr hoher Aufwand, vor allem, wenn spontan ein Wolkenbruch eintritt. Vergesst aber gerade bei einer Sommerhochzeit nicht, für genügend Schattenplätze zu sorgen. Stellt die Stehtische unter Bäumen oder auf der Schattenseite des Gebäudes/ der Kirche auf oder organisiert extra Sonnenschirme.

 

Alles in allem solltet ihr für euch abwägen, welche Aspekte euch wichtig sind und wo der Sektempfang für euch und eure Gäste am meisten Sinn macht.

 

2. Wie viel Zeit einplanen?

 

Der Sektempfang sollte nicht zu knapp in den Tagesplan einkalkuliert werden, da sonst nur unnötiger Stress und meistens auch Verzug entstehen. Bedenkt, dass es eine Weile dauert, bis euch alle Gäste gratuliert und begrüßt haben und jeder wenigstens ein Gläschen Sekt bekommen und ausgetrunken hat. Wie viel Zeit das in Anspruch nimmt, hängt natürlich auch stark von der Anzahl eurer Hochzeitsgäste ab. Häufig werden auch kleine Überraschungen für euch während des Sektempfangs geplant, wie bspw. Ballons steigen zu lassen. Überlegt euch auch, zu welchem Zeitpunkt ihr euer Paarshooting machen wollt. Wenn es während des Sektempfangs an der Location stattfinden soll, plant ein bisschen mehr Zeit für den Empfang ein. Alles in allem solltet ihr allerdings maximal zwei Stunden für den Sektempfang einplanen, da dieser sich sonst zu sehr in die Länge zieht und eure Gäste anfangen, sich zu langweilen.

 

3. Wer organisiert den Sektempfang?

 

Macht euch einmal Gedanken darüber, wer den Sektempfang organisieren bzw. vor Ort dann auch aufbauen und bewirten soll. Wenn ihr ihn selbst organisiert, braucht ihr selbstverständlich Hilfe von Freunden und Familie. Das Ganze in Eigenregie zu organisieren ist etwas kostengünstiger, bedenkt allerdings, dass es für eure Freunde und Verwandten allerdings auch stressig und zeitintensiv ist, den Sektempfang während der Trauung bereits vorzubereiten. Sie müssen dann – sofern die Möglichkeit besteht – früher aus der Trauung herausgehen, Stehtische aufbauen und dekorieren, Gläser einschenken, während des Empfangs für den Ausschank verantwortlich sein und hinterher wieder alles abbauen. Falls ihr Gläser bei einem Caterer ausleiht, klärt auf jeden Fall ab, ob ihr die Gläser ungespült zurückgeben könnt, oder ob die benutzten Gläser vor Abgabe erst noch gespült werden müssen.

 

Lasst ihr den Sektempfang von einem professionellen Caterer organisieren und durchführen, so ist das Ganze wesentlich entspannter für euch und für eure Gäste. Der Caterer weiß ganz genau, welche Mengen an Sekt und Gläsern er für die Anzahl eurer Gäste berechnen soll, kümmert sich um den Auf- und Abbau und hat entsprechende Service-Kräfte dabei, die eure Gäste bedienen können.

 

Wenn ihr euch am Tag eurer Hochzeit von einen Hochzeitsplaner begleiten lasst, kann dieser natürlich auch die gesamte Koordination des Sektempfangs organisieren und ihr könnt entspannt mit euren Gästen anstoßen.

 

4. Welche Getränke und wie viel davon?

 

Standardmäßig werden bei einem Sektempfang purer Sekt, Sekt mit Orangensaft, alkoholfreier Sekt und Wasser bereitgestellt. Wasser sollte auf jeden Fall in ausreichender Menge einkalkuliert werden, besonders, wenn große Hitze erwartet wird. Denn nach der Trauung werden eure Gäste erst einmal großen Durst haben und ihr wollt ja nicht, dass einer von ihnen dehydriert.

 

Sehr beliebt sind – gerade im Sommer – aber auch spritzige Cocktails wie Hugo, Aperol Spritz oder Lillet Wild Berry. Sollte euch das zu langweilig sein, wie wäre es denn dann mit originellen Eiswürfeln mit Früchten oder Blüten? Oder aber ihr veredelt euren Sekt mit eingelegten Hibiskusblüten oder Likör mit Blattgold. Ebenfalls eine schöne Alternative zum klassischen Sekt sind Getränkedosen oder kleine Seccofläschchen, die ihr mit eurem Bild oder einer an die Papeterie angelehnte Banderole bedrucken lasst. Denkt unbedingt auch an alkoholfreie Alternativen für ältere Gäste, Kinder Fahrer oder Schwangere. Ihr könnt z.B. Mocktails oder ausgefallene Limonaden anbieten.

 

Solltet ihr die Organisation eures Sektempfangs selbst in die Hand nehmen, denkt an die Kühlmöglichkeiten. Der Sekt sollte nicht nur im Vorfeld  gekühlt werden, sondern auch während des Sektempfangs sollte ausreichend kaltgestellter Nachschub zur Verfügung stehen. Kalkuliert bei der Menge des benötigten Sektes etwa zwei Gläser Sekt pro Gast plus ca. 0,3 – 0,4l alkoholfreie Getränke ein. Im Sommer plant mit etwas mehr. Rechnet auch die Kinder als vollwertige Personen ein, damit ihr nicht zu wenig habt. Es kann schließlich auch sein, dass nach der Trauung noch unerwartete Gäste, wie bspw. die Nachbarn oder Vereinsmitglieder zum Gratulieren vorbeikommen. Bei den meisten Getränkeanbietern könnt ihr die Getränke ohnehin auf Kommission bestellen. Plant außerdem auf alle Fälle auch genügend Gläser ein. Viele Gäste nehmen sich nach dem ersten Glas Sekt ein frisches oder lassen es versehentlich irgendwo halbvoll stehen.

 

 

5. Woran sollte man bei der Organisation darüber hinaus denken?

 

Neben den Getränken solltet ihr euren Gästen auf alle Fälle auch ein paar Häppchen bieten. Denn hungrige Hochzeitsgäste sind der Stimmungskiller schlechthin. Auch wenn es laut Zeitplan eine Stunde später schon Kaffee und Kuchen geben soll, reicht euren Gästen unbedingt ein paar kleine, deftige Häppchen. Die meisten Gäste haben seit dem Frühstück nichts mehr gegessen oder vielleicht sogar nicht mal gefrühstückt, da sie von weit her angereist sind. Außerdem verkürzt ihr so die Wartezeit bis zur Torte oder sogar bis zum Abendessen und verhindert, dass der Sekt schnell in die Köpfe eurer Gäste steigt. Am besten eignen sich kleine Häppchen, die mit den Fingern direkt in den Mund genommen werden können. Somit braucht ihr kein Besteck, sondern nur ein paar Servietten besorgen. Sehr beliebt sind kleine Canapés, die im Idealfall als Flying Service vom Personal serviert werden. Laugen- und Blätterteiggebäck sind eher etwas für Geburtstage, nicht für eure Hochzeit. Wichtig ist, dass ihr gerade im Sommer keine unverderblichen Häppchen serviert und diese nicht in der Sonne stehen lasst.

 

Plant eine musikalische Untermalung ein. Da die meisten Hochzeitsgäste sich untereinander noch nicht kennen, schafft die Musik eine angenehme und lockere Atmosphäre und kann eventuell entstehende Stille überbrücken. Ihr könnt z.B. den DJ schon für den Sektempfang buchen oder den Live Act von eurer Trauung noch ein Stündchen länger spielen lassen.

 

Stehtische sind ein absolutes Muss. Die Gäste können darauf ihre Gläser abstellen, sich anlehnen und darum versammeln. So stehen sie nicht hilflos in der Gegend herum. Aber auch Sitzgelegenheit sind unerlässlich. Gerade eure älteren Gäste oder Schwangere brauchen – idealerweise an einem schattigen Plätzchen – ein paar Sitzplätze. Findet der Sektempfang an der Location statt, bieten sich Lounge Möbel für eine entspannte Atmosphäre an.

 

Egal wie viel Zeit ihr für euren Sektempfang eingeplant habt, denkt an Unterhaltungsmöglichkeiten für eure kleinsten Gäste. Selbst wenn ihr nur eine dreiviertel Stunde zum Gratulieren und Anstoßen einkalkuliert, kann das für die Jüngsten schnell langweilig werden. Findet der Empfang bereits an der Location statt, könnt ihr auch schon weitere Programmpunkte für alle Gäste einplanen. Ein Schnellzeichner oder Zauberer sorgen für Unterhaltung, Freiluftspiele wie bspw. XXL Jenga sind für Groß und Klein ein Spaß und das Basteln und Eintragen ins Gästebuch oder eine Fotobox regen zum Austausch unter den Gästen an.

 

6. Welche Alternativen gibt es zum klassischen Sektempfang?

Von immer größerer Beliebtheit sind sogenannte DIY Getränkebars. Darunter versteht man diverse Bars, an denen sich eure Gäste nach Lust und Laune selbst bedienen und ihre Getränke nach Herzenslust zusammenmixen können.

 

Wie wäre es beispielsweise mit einer „Pimp my Secco“-Bar? Hier können eure Gäste ihren Sekt mit sommerlichen Früchten, Blüten, Sirup oder frischen Kräutern aufpeppen.

 

Eine alkoholfreie Variante wäre eine „Soda- & Limo-Bar“. Bei dieser könnt ihr frische Limonaden und „infused Water“, also Wasser das mit Früchten  und Kräutern geschmacklich angereichert wurde, in großen Getränkespendern oder Karaffen anbieten. Die Limonaden und das Wasser lassen sich hervorragend vorbereiten. Man kann bspw. Zitronen, Limetten, Orangen oder Beeren sowie Zitronenmelisse, Minze, Basilikum oder vieles mehr verwenden, um spritzige Erfrischungen zu zaubern. Schreibt außerdem auf kleine Schildchen, was drin ist, damit eure Gäste nicht ständig fragen müssen.

 

Wenn ihr euch den ganzen Stress mit Auf- und Abbau des Sektempfangs ersparen wollte, dann wäre eventuell eine „Mobile Sekt-Bar“ das Richtige für euch. Mittlerweile gibt es ein großes Angebot an tollen Autos, Caravans, Anhängern oder sogar Bikes, die direkt zu euch gefahren kommen. Die Profis kümmern sich um den kompletten Ausschank, häufig könnt ihr bei den Anbietern auch gleich noch die Häppchen mitbestellen. Das ist definitiv ein Highlight für eure Gäste!

 

Ebenso geeignet für den Sektempfang sind „Mobile Coffee Bikes“. Sie stellen eine tolle Ergänzung zum klassischen Sektempfang dar und sind gerade zur Mittagszeit und wenn ihr etwas mehr Zeit eingeplant habt sehr beliebt bei den Hochzeitsgästen. Wer kann zu einem frisch gebrühten Latte Macchiato am Nachmittag schon nein sagen?

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Foto:Marlen Watzl

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