Wie finde ich die richtige Hochzeitslocation?

Eine Hochzeitsfeier steht und fällt mit der passenden Location. Schließlich halten sich Brautpaar und Gäste hier am Hochzeitstag am längsten auf. Hier wird gegessen, getrunken und gefeiert! Wie ihr die perfekte Hochzeitslocation für eure Hochzeit findet und worauf ihr bei der Suche achten solltet, verraten wir euch in diesem Blogbeitrag.

 

Gut geplant ist halb gefeiert

Bevor ihr mit der Suche beginnt, solltet ihr die Rahmenbedingungen eurer Hochzeitsfeier feststecken und überlegen, welche Kriterien eure Location erfüllen soll. Erstellt hierfür am besten eine Checkliste und sortiert eure persönlichen Ansprüche nach Priorität. So seht ihr auf einen Blick, ob die jeweilige Location überhaupt euren Bedürfnissen entspricht oder ob ihr eure Suche fortsetzen solltet.

Ein wichtiger Anhaltspunkt für die Locationsuche ist die Anzahl der zu erwartenden Hochzeitsgäste. Wollt ihr lieber im kleinen Kreis feiern oder doch lieber ein großes Hochzeitsfest ausrichten? Denn je größer die Hochzeitsgesellschaft, desto mehr Platz müssen die Räumlichkeiten bieten. In der Regel sagen ca. 10 Prozent der eingeladenen Gäste ab.

Überlegt euch zudem, wo eure Hochzeit stattfinden soll: Wollt ihr lieber im näheren Umkreis heiraten oder seid ihr örtlich flexibel? Oder träumt ihr vielleicht sogar von einer Destination Wedding, beispielsweise in der Toskana, auf Mallorca oder in der Provence?

Zu guter Letzt solltet ihr euch auch Gedanken zum Budget machen: Wo liegt eure Schmerzgrenze und welche Kompromisse würdet ihr notfalls eingehen, um das Budget einzuhalten? Fertig? Dann kann’s jetzt losgehen mit der Locationsuche!

 

Locationsuche leicht gemacht

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, nach der passenden Hochzeitslocation zu suchen. Einen guten Überblick geben Verzeichnisse, die ihr entweder online in Hochzeitsportalen oder auch in einigen Hochzeitszeitschriften findet. Die Locations sind dabei häufig nach Bundesland oder Postleitzahl sortiert, sodass ihr direkt auswählen könnt, welche Räumlichkeiten überhaupt für eure Hochzeit infrage kommen. Online könnt ihr die Suchergebnisse zudem mithilfe verschiedener Suchfilter weiter eingrenzen. Dazu gehören Eckdaten wie die Raumgröße, die maximale Gästeanzahl, die Kosten pro Person und die Art der Location. Ob Scheune, Weingut, Gutshof oder Schloss – welche Location passt am besten zu euch und eurem Hochzeitskonzept? Weitere Informationen findet ihr meist auf der Website der jeweiligen Location. Auch die Bewertungen und Erfahrungsberichte anderer Brautpaare oder Hochzeitsgäste können durchaus hilfreich für den Entscheidungsprozess sein. Sollten dennoch Fragen offen geblieben sein, lohnt es sich, vorab telefonisch oder per E-Mail nachzufragen, bevor ihr einen Besichtigungstermin vereinbart.

Viele Hochzeitsfotografen veröffentlichen einen Teil ihrer Hochzeitsreportagen auch auf ihrer Website bzw. auf ihrem Blog. So habt ihr die Möglichkeit, einen ersten Eindruck verschiedener Hochzeitslocations zu erhalten und wie diese eventuell auch an eurer Hochzeit aussehen könnten. Und wer weiß, vielleicht findet ihr auch auf diesem Weg sogar euren Hochzeitsfotografen?

Alternativ könnt ihr euch auch im Familien- oder Freundeskreis nach persönlichen Empfehlungen umhören. Oder vielleicht wart ihr auch schon selbst als Gast auf einer Hochzeit eingeladen, deren Location auch euren Vorstellungen entspricht?

Natürlich sind wir von der Agentur Traumhochzeit auch gerne bei der Suche nach der perfekten Hochzeitslocation behilflich und lassen euch an unseren persönlichen Erfahrungswerten teilhaben. Mehr zur Teilplanung könnt ihr hier nachlesen.

Park Fürstenhof Bad Imnau
Foto:Lars Hammesfahr
Tischdekoration im Kurfürstensaal Bad Imnau
Foto:Lars Hammesfahr

Wichtige Kriterien für die Locationbesichtigung

Die Locationbesichtigung steht fest? Super! Dann erstellt am besten vorab einen Fragenkatalog, den ihr dann während oder nach der Besichtigung besprechen könnt. Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Kriterien für die perfekte Hochzeitslocation aufgeführt.

 

(Paket-)Preise

Viele Locations bieten sogenannte Paketpreise für Hochzeitsfeiern an, die ihr gegebenenfalls bereits auf der Website einsehen könnt. Prüft daher noch vor eurem Besichtigungstermin, welches Paket für euch infrage kommen würde und notiert eure offenen Fragen dazu. Welche Dienstleistungen sind bereits enthalten? Gibt es eine Gesamtpauschale oder wird pro Gast berechnet? Welche Getränke sind inbegriffen? Es lohnt sich daher, je nach Gästeanzahl, grob zu überschlagen, welche Kosten gegebenenfalls noch auf euch zukommen würden. Vor allem bei heißen Sommerhochzeiten solltet ihr ein zusätzliches Budget für nicht-alkoholische Getränke einplanen. Auch teure Spirituosen werden häufig separat berechnet.

Da die meisten Hochzeiten nach wie vor samstags stattfinden, sind die Paketpreise für Feiern unter der Woche oftmals günstiger. Prüft daher, ob für euch auch ein anderer Wochentag denkbar wäre. Hochzeitslocations, die über verschiedene Räumlichkeiten verfügen, locken unter der Woche zudem mit weiteren Vorteilen, beispielsweise mit der exklusiven Nutzung des Geländes. In diesem Fall finden parallel keine weiteren Hochzeiten statt. An den begehrten Samstagen müsst ihr dafür häufig mit Extrakosten rechnen.

 

Übernachtungsmöglichkeiten

Sofern ihr nicht in eurem Heimatort heiraten solltet oder eure Gäste eine längere Anreise haben, um an eurer Hochzeitsfeier teilnehmen zu können, empfehlen wir, euch vorab nach Übernachtungsmöglichkeiten zu erkundigen. Viele Locations wie Hotels oder Gutshäuser haben den Vorteil, dass man dort nicht nur feiern, sondern auch übernachten kann. Reserviert in diesem Fall am besten schon mal einen Großteil der Zimmer für eure Gäste und macht sie in der Hochzeitseinladung auf diese Option aufmerksam. Ansonsten könnt ihr natürlich auch Hotels oder Pensionen in der näheren Umgebung ausfindig machen und euch dort ein Kontingent sichern. Eure Gäste werden es sicherlich zu schätzen wissen, wenn sie ausgelassen mit euch feiern und sich das eine oder andere alkoholische Getränk erlauben können, da sie nachts nicht mehr mit dem Auto zu ihrer Unterkunft fahren müssen. Alternativ könnt ihr natürlich auch einen Shuttle-Service für eure Gäste organisieren.

 

Nähe zum Trauort

Viele Brautpaare bevorzugen eine Hochzeitslocation, die sich in der Nähe des Trauortes befindet. Ob Standesamt, Kirche oder freie Trauung – zwischen dem Ort der Heirat und der Hochzeitsfeier sollten bestenfalls nicht mehr als 15 Minuten Fahrzeit liegen. Je nach Location kann die freie Trauung natürlich auch dort stattfinden. Sprecht euch dafür am besten direkt mit dem Betreiber ab und erkundigt euch auch nach der Ausstattung wie Sitzgelegenheiten, Pavillon oder Sonnenschirmen und einem Traubogen. Sollte eure Location nicht ausreichend ausgestattet sein, könnt ihr die Ausstattung natürlich auch bei Partyverleih-Firmen mieten.

 

Parkplätze

Sofern eure Gäste mit dem Auto anreisen, sollte die Location über genügend Parkplätze verfügen. Als Faustregel gilt: Es sollten halb so viele Parkplätze wie Gäste vorhanden sein. Erkundigt euch bei der Locationbesichtigung, ob die Parkplätze eventuell sogar für eure Gäste reserviert werden können und ob dafür Gebühren anfallen. Ansonsten solltet ihr euch über weitere Parkplätze in der näheren Umgebung informieren.

 

Essen und Trinken

Natürlich muss auch für das weibliche Wohl gesorgt sein. Fragt daher am besten mal nach, ob eure Hochzeitslocation eine hauseigene Gastronomie anbietet oder ob ihr ein Cateringunternehmen beauftragen müsst. In diesem Fall kann euch die Location sicherlich auch bewährte Caterings aus der näheren Umgebung empfehlen. Viele Brautpaare wünschen sich zudem vorab ein Probeessen, damit sie auch ganz sicher sein können, dass das Essen ihren Vorstellungen entspricht. Erkundigt euch zudem, ob die Küche auf besondere Ernährungsgewohnheiten oder Unverträglichkeiten eingestellt ist und bei Bedarf auch vegetarische oder vegane Speisen anbietet. Übrigens: Auch eure Hochzeitsdienstleister, die euch den Tag über begleiten, wollen nicht auf dem Trockenen sitzen. Plant sie daher ebenfalls für Essen und Getränke mit ein.

In Locations mit Restaurant oder festem Catering solltet ihr euch zudem nach der Höhe des Teller- oder Korkgeldes erkundigen. Dabei handelt es sich um eine Gebühr, die für mitgebrachte Speisen oder Getränke, beispielsweise bei der Hochzeitstorte oder teuren Spirituosen für die Cocktail Bar, erhoben wird. Grund hierfür ist, dass die Getränke bei einer Hochzeitsfeier die Haupteinnahmequelle darstellen und sonst wegfallen würden. Daher bestehen viele Restaurants oder Caterer darauf, dass die Speisen oder Getränke ausschließlich über sie bezogen werden. Manche Brautpaare entscheiden sich jedoch trotzdem bewusst für selbst mitgebrachte Speisen oder Getränke, beispielsweise wenn das Weinangebot nicht ihrem Geschmack entspricht. Als Gegenleistung für das Kork- oder Tellergeld erhaltet ihr dann das entsprechende Geschirr und den Service, dass die Speisen oder Getränke falls nötig gekühlt und dann serviert bzw. ausgeschenkt werden.

Ein weiterer Kostenpunkt, der oftmals vergessen wird, ist das Servicepersonal. Erkundigt euch, wie viele und bis wann euch die Servicekräfte zur Verfügung stehen und ab wann ihr gegebenenfalls einen Nachtzuschlag bezahlen müsst. Überlegt euch zudem, ob und wie viel Trinkgeld ihr für die Servicekräfte einplanen wollt.

 

Raumausstattung und Dekoration

Auch die Raumausstattung spielt eine entscheidende Rolle bei der Wahl der Hochzeitslocation. Passen der Einrichtungsstil und das vorhandene Mobiliar zu eurem Hochzeitskonzept? Sind Tischdecken, Stoffservietten und Stuhlhussen im Preis inbegriffen? Sind genügend Tische für Geschenke, die Candy Bar und den Sektempfang vorhanden? Fotografiert euren Festsaal am besten aus verschiedenen Perspektiven, damit ihr euch später auch noch an jedes kleine Details erinnern könnt. Dazu zählen neben dem Mobiliar auch der Fußboden, die Wände und die Decke mit der Beleuchtung. Sofern ihr die Räumlichkeiten mit zusätzlichen Lichtquellen ausstatten möchtet, solltet ihr euch vorab bei der Location erkundigen. Denn offenes Feuer wie Windlichter bzw. Laternen oder Kerzen als Teil der Tischdekoration ist in vielen Räumlichkeiten nur unter bestimmten Bedingungen erlaubt. Alternativ könnt ihr auf Lichterketten oder LED-Kerzen zurückgreifen. Übrigens: Auch Wunderkerzen zum Eröffnungstanz oder Tortenanschnitt können eine Gefahr darstellen und müssen vorab genehmigt werden.

Dekorationen wie Stoffbahnen, Pompons oder Girlanden können ebenfalls sehr wirkungsvoll sein. Doch auch hier gilt, dass Anbringungen an den Wänden oder der Decke zuvor mit der Location besprochen werden muss, da die Beschaffenheit des Gemäuers Utensilien wie Nägel, Reißzwecken oder Klebeband eventuell nicht zulassen.

Dekorierter Kuppelsaal Seeschloss Monrepos
Foto:Kems Lens Fotografie
Sitzgelegenheiten im Außenbereich Seeschloss Monrepos
Foto:Kems Lens Fotografie

Unterhaltung

Auch wenn ihr zum Zeitpunkt der Locationbesichtigung vermutlich noch nicht wisst, für welche Art der Unterhaltung ihr oder eure Gäste an eurem großen Tag sorgen werden, lohnt es sich, nach dem vorhandenen Equipment zu fragen. Sind beispielsweise ein Beamer, eine Leinwand und ein Mikrofon vorhanden? Könnt ihr diese kostenfrei nutzen oder fallen Gebühren an? Bietet der Raum ausreichend Platz für eine Band oder einen DJ samt Mischpult? Ist die Tanzfläche groß genug? Wie ist die Akustik im Raum und sind ausreichend Steckdosen für die Technik vorhanden? Sollte die Location nicht über eine eigene Soundanlage und entsprechende Beleuchtung verfügen, könnt ihr euch natürlich auch vertrauensvoll an euren DJ wenden. Wie ihr den richtigen DJ für eure Hochzeit findet, könnt ihr übrigens hier nachlesen.

 

Kinderbetreuung

Je mehr Kinder unter den Hochzeitsgästen, desto kindgerechter sollte auch die Hochzeitslocation sein. Sie sollte daher genügend Platz bieten, damit die Kinder auch im Freien spielen können und möglichst nicht an einer vielbefahrenen Straße liegen. Achtet bei der Besichtigung auch auf mögliche Gefahrenquellen wie Fallgruben und offene Zugänge zur Straße, nicht umzäunte Gartenteiche und Swimmingpools oder spitze Gegenstände. Vielleicht bietet eure Location ja sogar einen Kinderspielplatz, eine Spieleecke oder sogar eine professionelle Kinderbetreuung an, die nach Bedarf dazugebucht werden kann? Erkundigt euch im Falle von Kleinkindern zudem nach vorhandenen Babyhochstühlen.

 

Auf- und Abbau

Ganz gleich, ob ihr einen Dienstleister damit beauftragt oder euch selbst um den Auf- und Abbau kümmert: Informiert euch frühzeitig darüber, ab wann ihr mit dem Aufbau beginnen könnt. Es könnte nämlich sein, dass ihr – sofern am Vortag bereits eine andere Hochzeit in eurer Location stattgefunden hat – die Räumlichkeiten erst gegen Mittag betreten könnt. Plant möglichst viel Zeit dafür ein, damit der Aufbau nicht in Stress ausartet.

Auch der Abbau am Tag nach der Hochzeit muss organisiert werden. Klärt daher im Voraus, ob ihr Unterstützung von einem Dienstleister oder euren Familien und Freunden benötigt. Um die Endreinigung kümmern sich meist spezielle Reinigungsdienste. Bei manchen Locations ist diese im Preis inbegriffen, bei anderen fällt eine zusätzliche Endreinigungspauschale an.

Hochzeitslocation Hofgut Bärenschlössle
Foto:Daniel Scholz
Tischdekoration im Hofgut Bärenschlössle
Foto:Daniel Scholz

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